Inventarsoftware

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Inventarmanagement für Büromöbel, IT-Equipment und Betriebsmittel

 

Das Thema Inventarisierung von Büromöbeln und IT Equipment wirkt in manchen Unternehmen immer noch wie ein Schreckgespenst. Sofort tauchen vor dem inneren Auge Bilder von langen Zähllisten mit Gegenständen auf, die alle gezählt und dokumentiert werden müssen. Das sieht nach endloser Arbeit aus – dabei können Wirtschaftsgüter schon längst digital verwaltet werden.

Ulrich Hoppe, von der Hoppe Unternehmensberatung, gibt wertvolle Tipps für die Einführung eines effizienten und vor allem rechtskonformen IT-gestützten Systems für die Inventarisierung.

www.Inventarsoftware.de

Wie sieht denn eine typische Inventarisierung heute aus, mit welchen Schwierigkeiten haben Unternehmen zu kämpfen?

Viele Unternehmen glauben immer noch, dass die Inventarverwaltung mit dem Aufkleben von Barcode-Etiketten erledigt ist. Dem ist aber nicht so, eine passende Software sollte einen aktuellen Überblick über das vorhandene Inventar und dessen Wert bieten, damit der Unternehmer die richtigen Entscheidungen für anstehende Investitionen treffen kann. Oft weiß man zwar, welche Wirtschaftsgüter im Umlauf sind, es fehlen aber Angaben zum Zustand, dem genauen Standort etc. Aber nur wenn komplette Angaben vorliegen, können wir von Transparenz sprechen und falsche Anschaffungen vermieden werden. Wir empfehlen daher den Einsatz einer passenden Software.

Wie findet man die passende Software für die Inventarverwaltung? Worauf sollten Unternehmer achten?

Per Gesetz ist das Inventarverzeichnis für jede Firma vorgeschrieben. Die umfangreichen Daten aus der Software dienen also gleichzeitig als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis und einer Betriebsprüfung kann gelassen entgegen gesehen werden. Es bietet sich aber an, das Inventory Management nicht nur als lästige Pflichterfüllung zu betrachten, denn ein Unternehmen kann mit der richtigen Software sehr wertvolle Informationen gewinnen. Inventarmanager und Facility Manager müssen zum Beispiel über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar Bescheid wissen.

Auch die IT Abteilung ist selbstverständlich an der Inventarisierung der Computer, Drucker Notebooks und Beamer interessiert.

Außerdem sollte sich das Inventar zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Die Inventarsoftware sollte es ermöglichen, für jeden einzelnen Vermögensgegenstand eine Historie anzulegen, um schnell erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Hierzu ist es zudem wichtig, dass die Lösung auch Garantiezeiten berücksichtigt. Bei der Anschaffung sollte auch darauf geachtet werden, dass die Software mandantenfähig ist, also beispielsweise parallel von mehreren Anwendern im lokalen Netzwerk genutzt werden kann.

Wie werden Inventargüter in einer Software erfasst?

Vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie machen die Erstdatenerfassung sehr einfach. Zu jedem Inventar können Dateianhänge wie etwa Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher oder Rechnungen hinzugefügt werden. Im Inventar-Check können die Daten des Inventarplaners zusammengefasst und in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch dargestellt werden. Natürlich fallen die Inventar-Etiketten nicht weg, sondern sind wichtiger Bestandteil des gesamten Systems.

Kann die Software auch bei anstehenden Neuanschaffungen hilfreich sein?

Ja, denn mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis lassen sich die Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkulieren, denn das Unternehmen weiß zu jeder Zeit in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind. So werden Finanzmittel zielgenauer eingesetzt. Anstatt zum Beispiel ein Budget für die Anschaffung von 50 neuen Bürostühlen zu taxieren, kann mit der Software ermittelt werden, dass nur zehn gebraucht werden.

Lernen Sie die Inventarsoftware kennen

Möchten Sie die Vorteile und Funktionen der Inventarverwaltung kennenlernen? Dann nutzen Sie eine der zahlreich verfügbaren Demodaten. In diesen sind typische Inventargüter sowie deren Historien und Bewegungen hinterlegt. So erhalten Sie schnell einen Überblick und sehen auf diese Weise, was Sie für Ihr Inventarmanagement benötigen.

Gerne sendet Ihnen die Hoppe Unternehmensberatung eine kostenlose Demo-CD zu.
Mehr Informationen unter www.Inventarsoftware.de.

Eine ideale Ergänzung zur Inventarverwaltung ist die Software Wartungsplaner.

Die Softwarelösung sorgt dafür, dass Wartungstermine der Betriebsmittel eingehalten werden.

Damit Sie sämtliche Wartungen und Prüftermine jederzeit im Blick haben, dokumentiert der Wartungsplaner alles, was Sie für die gesetzlichen Prüfungen brauchen. Dabei beantwortet er die folgenden relevanten Fragestellungen:

  • Was wurde geprüft?
  • Wann wurde geprüft?
  • Wie wurde die Prüfung oder Wartung durchgeführt?
  • Wer hat die Prüfung erledigt?
  • Wer ist verantwortlich für die Einhaltung der Prüffristen?
  • Was ist die Rechtsgrundlage für die Prüfung?

Quelle: Ulrich Hoppe, Senior Consultant HOPPE UNTERNEHMENSBERATUNG

 

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