Digitales Verbandbuch

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Verbandbuch-Software hilft bei der rechtskonformen Dokumentation

 

Abschied vom alten Verbandbuch nach Einzug der neuen DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist jetzt seit über einem Jahr rechtskräftig. Für Unternehmen bedeutet die neue Verordnung Veränderungen und Anpassungen in allen Bereichen. Haben Sie dabei auch an das Verbandbuch gedacht? Denn dies enthält sensible Daten, die streng vertraulich behandelt werden müssen. Mithilfe spezialisierter Software lassen sich elektronische Verbandbücher führen, die die Dokumentation von (Beinahe-) Unfällen und Erste-Hilfe-Leistungen erleichtern und dank hinterlegten Berechtigungen den Datenschutz gewährleisten.

Die Dokumentation von Arbeitsunfällen – und sei es auch nur ein kleiner Kratzer, der mit Pflaster versorgt wurde – muss sehr ernst genommen werden. Nicht nur, um die Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) zu erfüllen, sondern auch, um den Versicherungsschutz durch die Berufsgenossenschaften zu gewährleisten, die bei fehlender Notfalldokumentation die Kostenübernahme verweigern können. Normalerweise liegt das Verbandbuch neben dem Verbandskasten und der Ersthelfer notiert hier Erste-Hilfe-Maßnahmen unter Angabe des Namens, der Verletzung und weitere Informationen. Das Buch und somit die Gesundheitsdaten der Angestellten sind für jeden öffentlich zugänglich, was jedoch absolut nicht dem Sinne des Datenschutzes entspricht. Optionen wären hier zum Beispiel ein abschließbarer Schrank, für den nur Befugte einen Schlüssel haben oder aber der DGUV-Meldeblock mit einzeln abreißbaren Blättern. Allerdings ist keine dieser beiden Möglichkeiten besonders praktisch. Denn die Dokumente müssen fünf Jahre lang verfügbar gehalten werden – was mit einem Abreißblock schlichtweg schwer umsetzbar wäre.

Individuelle Berechtigungen gewährleisten Datenschutz

Der Trend geht daher zum elektronischen Verbandbuch. Einerseits werden personenbezogene Daten dank des integrierten Rechtemanagements geschützt und andererseits die rechtssichere Dokumentation gewährleistet. Dank der individuellen Berechtigungen sieht dort jeder Anwender nur das, was er auch wirklich sehen darf. Entsprechend der hinterlegten Berechtigungen können die Benutzer nur ihnen zugeteilte Änderungen im elektronischen Verbandbuch vornehmen. Die entsprechenden Zugriffsberechtigungen lassen sich bereits im Vorfeld in der Software einstellen. Elektronische Verbandbücher erleichtern die Arbeit der Ersthelfer deutlich und sind ein wichtiges Arbeitsmittel für Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Sicherheitsingenieure, Unternehmer und Arbeitsmediziner, sprich Verantwortliche für die Betriebssicherheit, sowie Teil der vier Schritte, die zum Thema Arbeitsschutz und Erste Hilfe gehören.
Vgl. www.Wartungsplaner.de

Schritte für Erste-Hilfe-Maßnahmen im Unternehmen

Um gesetzeskonform zu handeln, muss jedes Unternehmen einen betrieblichen Ersthelfer auswählen und ausbilden lassen. Alle zwei Jahre ist eine Fortbildung vorgeschrieben. Bei mehr als 20 versicherten Mitarbeitern ist mehr als ein Ersthelfer zu bestimmen. Zweitens, das Erste-Hilfe-Material: Die Markierung des Erste-Hilfe-Kastens mit einem weißen Kreuz auf grünem Hintergrund und die regelmäßige Überprüfung auf Vollständigkeit und Haltbarkeit sind wichtige Aufgaben, die übrigens mit einem Wartungsplaner erleichtert und organisiert werden können. Im Ernstfall sind wichtige Telefonnummern oft wie weggeblasen, daher gilt als dritte Regel die Notrufnummern direkt am Telefon anzubringen, am besten zusammen mit Namen und Telefonnummern der im Unternehmen verantwortlichen Ersthelfer. Vierter und letzter Schritt: Hilfe dokumentieren. Wer hat sich wann verletzt? Wie wurde die Verletzung behandelt? Von wem? Mit einer Verbandbuch-Software, zum Beispiel von der Hoppe Unternehmensberatung, wird die Dokumentation besonders einfach organisiert. Es gibt sogar die Option, Fotos hochzuladen, um die Unterlagen zu komplettieren.

Die lückenlose Dokumentation ist besonders wichtig, damit ein betrieblicher Unfall überhaupt als Arbeitsunfall bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anerkannt werden kann. Kleine Schnitt- oder Stichverletzungen können sich zum Beispiel entzünden und Spätfolgen nach sich ziehen. Fehlt die Notfalldokumentation, kann die Berufsgenossenschaft die Kostenübernahme verweigern.

Dank Verbandbuch Software in stressigen Situationen geordnet reagieren

Arbeitsunfälle – egal ob leicht oder schwer – sind immer unangenehm und besorgniserregend für das Unternehmen, daher ist ein Verbandbuch in Form einer Software eine sehr gute Lösung, in stressigen Situationen Ruhe und Ordnung dank einer klar vorgegeben Struktur zu bringen. So kann sich der Ersthelfer ganz und gar auf die Soforthilfe, beziehungsweise Erstversorgung, konzentrieren. Falls es sich um einen ernsteren Vorfall handelt, der eine ärztliche Betreuung notwendig macht, wird die chirurgische Ambulanz verständigt. Das ist der Fall, wenn Verletzungen zu einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Tagen führen oder bei Verletzungen, die mit dem vorhandenen Verbandszeug nicht ausreichend versorgt werden können. Auch stark blutende, verschmutzte Wunden sowie Verbrennungen, Verbrühungen oder Verätzungen und Augenverletzungen gehören in die Hände eines Arztes. Hier gehört übrigens zur vollständigen Dokumentation ein Arztbericht. Arbeitsunfälle mit mehr als drei Kalendertagen Arbeitsausfall müssen zudem der Bezirksverwaltung der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege mitgeteilt werden. Auch die Fachkraft für Arbeitssicherheit ist zu informieren. Denn nur so kann ein Unfallschwerpunkt professionell ermittelt und der Geschäftsführung Maßnahmen zur Verringerung vorgeschlagen werden.

Verbandbuch Software als unschlagbarer Partner für den Arbeitsschutz

Das elektronische Verbandbuch in Form einer Software bündelt alle Anforderungen und garantiert so die Arbeitssicherheit im Betrieb problemlos. Dank der Digitalisierung ist die Erfassung, Bearbeitung und Speicherung der Daten denkbar einfach. So können nicht nur Unfälle schnell erfasst werden, sondern auch das Generieren übersichtlicher Reports ist möglich, zum Beispiel unternehmensweite Vorfall- und Unfallstatistiken im PDF-Format. Die Bedienung erfolgt intuitiv, die Software ist zudem mehrsprachig und netzwerkfähig. Auch die Forderungen aus der DGUV-Regel 100-001- Grundsätze der Prävention (bisher: BGR A1) nach Datenschutzkonformität werden durch das elektronische Verbandbuch eingehalten.

Fazit

Ein Verbandbuch für das Registrieren von Erste-Hilfe-Maßnahmen muss nicht nur formelle Vorgaben erfüllen, sondern auch den Datenschutz respektieren. Beide Anforderungen werden von einer entsprechenden Software erfüllt. Daten werden wie gesetzlich vorgeschrieben fünf Jahre aufbewahrt und erleichtern so die Dokumentation. Zudem wird das Erfassen von Arbeitsunfällen besonders durch vorgegebene Strukturen organisiert, was die Übermittlung und Meldung an die zuständigen Behörden vereinfacht.

Ausführliche Informationen zum Verbandbuch der Hoppe Unternehmensberatung finden Sie unter
www.verbandbuch-software.de
Telefon: +49 (0)6104 / 65327

Die Softwarelösung sorgt letztlich dafür, dass Wartungsmaßnahmen zur richtigen Zeit eingeleitet werden können.

Quelle: Ulrich Hoppe, Senior Consultant HOPPE UNTERNEHMENSBERATUNG

 

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